In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema Dokumentenmanagement im
Unternehmen immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet teilweise noch enorme Schwierigkeiten
obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfähige Systeme anbietet. Eine Recherche
bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde
zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig um hierarchische Barrieren und deren
Schnittstellen richtig beurteilen zu können. Das wesentliche Ziel ist der Wandel von der
Geschäftsprozessschnittstelle zur Geschäftsprozesskopplungsstelle. Das Problem der
hochfunktionellen Software- bzw. Betriebssystementwicklung wird anhand von Workflows und einer
sekundären Dokumentenverwaltung praktisch dargestellt. Es musste ein ganzheitlicher aber
dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Die
betrieblichen Abläufe werden anhand von relevanten Modellen in einem Rahmenkonzept eingebunden.
Die Einführung eines Rahmenkonzeptes ist für den oft schwierigen Einstieg der Analyse ein
sinnvoller Ansatz. Die oft vorliegenden komplexen Strukturen lassen so wesentlich besser ordnen
und strukturieren. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur erfasst: - Betriebswirtschaftliche
Kennzahlen und der daraus resultierenden Modelle. - Geschäftsprozesse und deren anwendbaren
Modelle im Rahmenkonzept. - Workflow zur Wandlung der Prozess-Schnittstelle zur
Prozess-Kopplungsstelle. - Dokumentenmanagementsystem (DMS). - Sekundäres DMS für weitere
Dokumente. - Ergonomische Anwendung. - Testverfahren für ein DMS. Dieser Ansatz wird auf
Grundlage eines Datenbanksystems realisiert. Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein
beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum
Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden. Die Methoden der Geschäftsprozessmodellierung
Reengineering und kontinuierliche Verbesserung werden in dieser Arbeit beispielhaft angewendet.
Prinzipiell wird eine Optimierung der Geschäfts- bzw. Verwaltungsprozesse durch Einführung
eines Workflows realisiert. Die Lösung der semantischen Lücke zwischen Geschäftsprozess und
Workflow wird beispielhaft dargestellt. Das Datenbankmanagementsystem (DBMS) wird in diesem
Zusammenhang genauer analysiert. Die beispielhafte Darstellung eines allgemeinen sekundären DMS
soll an dieser Stelle vorgestellt werden. Das hochleistungsfähige Softwaretool bekannt als
Dateienexplorer stammt noch aus den Anfängen der Softwareentwicklung. Mit immer wachsenden
Mengen von Dateien stellt sich die Frage der Ergonomie dieses Tools und der daraus resultieren
praktischen Anwendung. Mit einer Dateiverwaltung der n-ten Unterordner in seiner Vielzahl wirkt
dieses Tool scheinbar eher als leistungsfähiger Notverwalter. Eine übersichtliche eindeutige
Dateiverwaltung kann in dieser Form kaum realisiert werden. In Anlehnung an ein E-Mail
Softwaretool wird ein praktisches Beispiel in Form einer Datenbank vorgestellt. Die Abbildung
bisheriger Papierdokumente in eine elektronische Form wird weiterhin anhand einer ergonomischen
Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der kontinuierliche Verbesserung ein
weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit. Der Anwender soll das DMS in seinen
verschiedenen Softwaretools richtig annehmen und anwenden können. Auf den Einfluss der
Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin näher eingegangen und beispielhaft beschrieben. Zu
allen angewendeten Modellen wird zusätzlich auf die Fachliteratur verwiesen da nicht alle
Komponenten und Anwendungsfälle berücksichtigt werden können.
