Der Anlass für das gewählte Thema war ein zehnmonatiges Praktikum in der kaufmännischen
Abteilung einer Firma aus der Automobilbranche. Das Unternehmen bietet kombinierte
Dienstleistungen für Nutzfahrzeuge an. Die Aufgabe des Praktikums war die Gestaltung einer
DMS-Lösung im Vertriebsbereich. Die Entscheidung für ein DMS wurde ohne eingehende
Voruntersuchung gefällt. Die fehlende Potentialanalyse wird im Rahmen der Studie durchgeführt
um den Nutzen eines DMS-Einsatzes näher zu betrachten. Aus der Praktikumssicht können Gründe
für die Aktualität und wirtschaftliche Bedeutung des Themas abgeleitet werden. Allgemeine
zutreffende Gründe sind ständig wachsende Datenmengen lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten
und steigende Kosten für die Archivierung von Dokumenten. In der kaufmännischen Abteilung sind
ineffiziente komplexe Geschäftsprozesse und ineffektive Kommunikation offensichtliche
Problemfelder. Die Aufgaben- Problemstellung wird aus zwei Ebenensichten (strategisch
operativ) betrachtet. Generelle Ziele sind die Bewertung der Geschäftsstrategie und Ermittlung
der Wirtschaftlichkeit. Die Detailziele werden durch die Verwendung der jeweiligen Methode
festgelegt. Die Geschäftsstrategie wird mit der Balanced Scorecard bewertet. Die
Wirtschaftlichkeit wird durch Anwenden der Prozessanalyse Time-Saving Time-Salary-Methode
Hedonistische Methode und Kosten-Nutzen-Analyse ermittelt. Der erste Schritt bei der
Potentialanalyse ist die Ist-Analyse. Auf der Strategieebene werden die Geschäftsstrategie und
das Umfeld der Geschäftsprozesse mittels Balanced Scorecard untersucht. Operativ werden die
wesentlichen Geschäftsprozesse auf Nutzenpotentiale untersucht.
